入社前の書類と準備
入社書類は会社によって異なります。指定一覧と提出期限を確認し、番号・原本・コピーを分けて準備します
入社前には、雇用契約関係、税、社会保険、雇用保険、給与振込、扶養、通勤などの書類を求められることがあります。ただし、すべての会社で同じ書類が必要なわけではありません。提出先が本当に採用会社か、原本が必要か、利用目的は何かを確認し、安全に準備する方法を案内します。
マイナンバー、基礎年金番号、雇用保険被保険者番号、源泉徴収票などは公的手続きに使われますが、必要な組み合わせは雇用条件と会社の手続きで変わります。分からない書類は人事・総務へ用途を確認してください。
入社時に案内されることが多い書類
マイナンバー・基礎年金番号・雇用保険番号
マイナンバー
税、健康保険・厚生年金、雇用保険など法定手続きに使われます。会社の安全な提出方法と本人確認書類を確認します。
基礎年金番号
基礎年金番号通知書、年金手帳、ねんきんネット、マイナポータルなどで確認できます。
雇用保険被保険者番号
雇用保険被保険者証などで確認します。分からなければ過去の勤務歴を会社へ正確に伝えます。
口座情報
会社指定の金融機関や名義表記を確認し、暗証番号は絶対に渡しません。
2022年4月以降、年金手帳に代わり基礎年金番号通知書が発行されています。古い年金手帳も基礎年金番号の確認に使えます。
転職した年は前職の源泉徴収票を確認
同じ年に前の会社から給与を受け、新しい会社で年末まで勤務する場合、転職前の給与を含めて年末調整するため、前職の源泉徴収票が必要になることがあります。国税庁は、前職分の給与や源泉徴収税額を源泉徴収票などで確認すると案内しています。
個人情報を提出するときの注意
- 送信先メールアドレスと会社ドメインを確認する
- 採用担当者個人のSNSへ機密書類を送らない
- マイナンバーの提出方法と利用目的を確認する
- 不要な家族情報や記載項目まで含む住民票を出さない
- 原本提出が必要か、コピーでよいかを確認する
- 提出した日、書類名、返却予定を記録する
- パスワード付きファイルの送信方法は会社の指示に従う
採用前に銀行の暗証番号、クレジットカード情報、金銭の振込みを求められた場合は、通常の入社手続きと考えず、会社の代表窓口やハローワークへ確認してください。
書類以外に初日まで確認すること
入社日直前になっても案内がない場合は、採用担当者へ「初日の集合時刻・場所・持ち物」を確認します。採用通知と労働条件書類も持参できるよう保存してください。
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よくある質問
年金手帳がなくても入社できますか？
2022年4月以降は年金手帳に代わり基礎年金番号通知書が発行されています。番号はマイナポータルやねんきんネットでも確認できます。分からない場合は会社の社会保険担当へ相談してください。
マイナンバーカードそのものを会社へ預けますか？
通常は番号確認・本人確認のため会社が指定する方法で提示または写しを提出します。カード原本を預けたままにせず、会社の取扱いを確認してください。
住民票は必ず必要ですか？
すべての入社で一律必須ではありません。会社が求める理由、必要な記載事項、原本か写しかを確認し、マイナンバーや本籍など不要な情報を含めないよう注意します。
前職の源泉徴収票が間に合いません
新しい会社へ提出予定を伝え、前職へ交付・再交付を依頼します。年末調整に間に合わない場合の対応は会社や税務署へ確認してください。
雇用保険被保険者証を紛失しました
会社の担当者へ被保険者番号が分からないことと過去の勤務歴を伝えます。必要に応じてハローワークで確認・再交付の案内を受けてください。
